Foire Aux Questions

PITEM ET PITER

ADMISSIBILITÉ

Ce type de bénéficiaire soulève plusieurs questions cruciales, par exemple : la pérennisation des activités et des résultats, le recouvrement des sommes indûment perçues après la période de financement du projet, la capacité administrative et financière du bénéficiaire en l'absence d’activités et d'expériences antérieures, la responsabilité juridique, l'application des règles relatives aux aides d'état.

Le groupement temporaire d'opérateurs économiques est donc incompatible avec la gestion et le cadre normatif du Programme. Par conséquent, cette typologie d’organisme n’est pas admissible. 

Oui, il s’agit de sujets admissibles. Si le siège légal du partenaire est en dehors de la zone, celui-ci peut participer en tant que partenaires.
Cf. DOMO §8.2.5 «La localisation des partenaires», le chef de file doit être situé dans la zone transfrontalière éligible NUTS III et les autres partenaires, seront situés dans d'autres territoires de l'Union européenne à condition qu'il est difficile d'atteindre les objectifs du projet sans leur participation et que les avantages tombent sur le territoire couvert par le programme.
Si le partenaire souhaite participer par le biais de son siège, dotée de personnalité / capacité juridique et situé dans la zone éligible, pourrait assumer le rôle de chef de file.

Ce sont les mêmes que celles admises pour les projets simples par OS (voir Chapitre 13 du DOMO),  sauf le coordinateur  qui dans le cas d’un PITEM est forcement une structure publique, et dans le cas des PITER doit être à minima  une structure intercommunale. (Voir appel à manifestation 1-Conditions de participation)

Oui. Voir appel à manifestation, Conditions particulières LOT 2 PITER, 1 - Conditions de participation 

Oui. Il est possible de déposer un PITER pour l’OS 3.3. Une telle possibilité n’est cependant pas permise pour un PITEM.

CONSTRUCTION DU PLAN

Vous pouvez insérer l'indicateur choisi pour l’O.S. (Objectif spécifique) le plus représenté au sein du PITER ou préciser qu'en ce qui concerne le projet de coordination et communication, il contribue en tant que tel et de manière transversale à tous les objectifs spécifiques du plan proposé. Au cours de l’instruction il sera pris en considération le fait que le projet de coordination et communication ne contribuera pas à l'atteinte de l'O.S indiqué par des réalisations spécifiques ni à l'indicateur.

Parmi les annexes, le seul document requis dans les deux langues est l’analyse AFOM. Le formulaire de candidature doit quant à lui toujours être présenté dans les deux langues.

Lors de la phase de construction du plan, le processus de concertation doit être organisé et mis en œuvre par le partenariat, autour du coordinateur. Il est un des éléments reporté dans la candidature qui permettra de vérifier lors de la phase d'instruction la qualité du partenariat et sa capacité s'organiser et fédérer les acteurs compétents. Voir aussi: http://www.interreg-alcotra.eu/fr/appel-a-projet/troisieme-appel-projet-pour-la-presentation-de-plans-integres-thematiques-et

La construction d'un plan intégré est un processus partagé entre le partenariat du plan et les instances du programme. Ces dernières apportent leur concours à travers l'accompagnement des animateurs du programme, les recommandations et prescriptions du programme exprimées lors de la sélection du plan et notifiées au coordinateur, ainsi que les échanges lors des phases d'instructions entre le SC / services instructeurs et les partenaires des projets afin de compléter ou préciser le contenu des propositions. Ces modalités permettent ainsi d'encadrer le processus de construction des projets. Toutefois, la sélection d'un plan ne garantit pas par avance l'approbation de tous les projets proposés. Chaque projet simple sera présenté en Comité de suivi pour sélection.

COORDINATEURS

Oui, le site du programme propose  plusieurs modèles des pièces obligatoires, mais attention il s’agit de propositions et non de modèles à utiliser obligatoirement: http://www.interreg-alcotra.eu/fr/appel-a-projet/troisieme-appel-projet-pour-la-presentation-de-plans-integres-thematiques-et

Voir page 7 de l'appel à manifestation

PARTENAIRES

Non, un partenaire d'un Plan intégré thématique ne peut pas avoir plus de trois Délégataires pour l’ensemble du Plan (et donc pas trois Délégataires différents pour chacun des quatre projets). Voir DOMO § 8.2.4 " Délégataires ": Indépendamment de la typologie de projet, seulement 3 délégataires au maximum par partenaires sont admis ; et § 8.2.2. « Partenaires publics et partenaires privés »: le nombre de partenaires est limité à 10 et les délégataires sont limités à 3 par partenaire.

Non, il n'y a pas un nombre minimum de partenaires. Au nombre maximum de quatre projets simples devra s’ajouter un projet de coordination et de communication.

Oui, le site du programme propose plusieurs modèles des pièces obligatoires, mais attention il s’agit de propositions à adapter à chaque projet et non de modèles à utiliser obligatoirement: http://www.interreg-alcotra.eu/fr/appel-a-projet/troisieme-appel-projet-pour-la-presentation-de-plans-integres-thematiques-et

Chaque partenaire identifié doit rédiger sa propre lettre d’engagement signé par le représentant légal. Voir point 2 de l’appel à manifestation. Veuillez télécharger ici un modèle proposé :  http://www.interreg-alcotra.eu/fr/appel-a-projet/troisieme-appel-projet-pour-la-presentation-de-plans-integres-thematiques-et
 

La vocation du programme et plus particulièrement des PITER-PITEM est de proposer de nouveaux partenariats associant à la fois des acteurs publics et privés afin de diffuser les résultats le plus largement possible. La participation des structures privées n'est pas obligatoire. Toutefois l'analyse des candidatures pourra conduire les instances du programme, en fonction des thématiques abordées, à préconiser cette ouverture aux structures privées lors de la construction des projets composant les plans (phase 2 et 3).

DÉLÉGATAIRES

Le recours aux délégataires est une modalité offerte par le programme (DOMO 8.2.4) afin d’assouplir la mise en œuvre des projets en délégant certaines activités à des organismes tiers non identifiés comme partenaire dans le projet. Ces organismes agissent de manière ponctuelle et ciblée dans les conditions prévues par le DOMO, sous la responsabilité du partenaire avec lequel ils ont conventionné. Toutefois, en raison des conséquences en termes de gestion et de cohésion du partenariat, cette modalité doit être exceptionnelle et dûment justifiée. De ce fait, le Plan intégré, ainsi que les projets qui le composent seront évalués au regard du critère de l’équilibre et de la pertinence du partenariat, y compris concernant le recours aux délégataires.

Oui, cf. § 8.2.2 « Partenaires publics et partenaires privés » du Document de mise en œuvre pour la définition de structure publique et § 8.2.4 «Délégataires » du Document de mise en œuvre pour les procédures qui caractérisent cette modalité.

Oui, une structure délégataire d'un partenaire peut répondre à un marché public de service externe lancé par un autre partenaire du même plan. Chaque bénéficiaire s’engage à respecter, lors de la réalisation du projet, non seulement les dispositions spécifiques du Programme, mais également les normes européennes, nationales et régionales, notamment en matière de concurrence et de passation de marchés publics.

Dès lors que la région et la ville ont des compétences avérées dans une matière particulière, une délégation de la Région à la Ville est envisageable.
De même, la ville peut être délégataire sans être partenaire : il s’agit de deux « statuts » distincts.

Oui, un même partenaire peut déléguer une partie de ses activités à 3 délégataires maximum. Ces délégataires peuvent intervenir dans les différents projets qui composent le plan.
Composition du partenariat maximum d'un Plan intégré : 10 partenaires + (3x10 délégataires) = 40 entités potentielles dans le partenariat.

Oui, mais un recours trop répété à un délégataire commun poserait la question de sa place en tant que « partenaire » dans le projet.  Le recours aux délégataires est une souplesse de gestion laissée par le programme, qui doit permettre au partenariat de faciliter la mise en œuvre de certaines activités ponctuelles.

Non, le partenaire doit prévoir la convention le liant à son délégataire et dans laquelle les totalités de reversement de crédits FEDER sont prévues (DOMO §8.2.5.). Le délégataire ne peut pas recevoir directement le FEDER du chef de file puisque cela reviendrait à en faire un partenaire.

Le partenaire du projet s’engage à « garantir » les 15% de cofinancement pour lui-même et pour ses délégataires au moment du dépôt du projet.
Les modalités de répartition sont à fixer dans la convention entre le délégataire et le partenaire.

Non il n’y a pas de « modèle » : une flexibilité est accordée au partenariat car les délégations sont étroitement liées aux statuts des différents acteurs du projet. Par ailleurs, les délégations dans le cadre d’Alcotra peuvent être comprises dans des conventions de délégations plus larges qui préexistent au projet se conformant à des modèles de convention propres à chaque institution.

Comme le précise le DOMO (§8.2.2), le délégataire doit nécessairement être un organisme public. Dans le cas contraire, il s’agit d’une prestation de service.
Est considérée comme organisme public :

  1. la structure créée pour satisfaire spécifiquement un besoin d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel et commercial
  2. la structure dotée de la personnalité juridique
  3. et remplit l’un de ces trois critères :
  • il est financé majoritairement par l’Etat, les autorités régionales ou locales ou par d’autres organisme de droit public
  • sa gestion est soumise à un contrôle  de ces autorités ou organismes
  • son organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignées par l’Etat, des autorités régionales ou locales ou d’autres organismes de droit public.

Non, le montant attribué au délégataire doit être cohérent aux activités qui lui sont attribuées.

Il est bien sur conseillé de prévoir les cas de défaillances et les sanctions qui en résultent dans la convention de délégation. Il est intéressant pour les structures qui en disposent, de se rapprocher des services juridiques de leur structure pour déterminer quelles sont les pratiques de la dite structure dans le cadre de conventions de délégation « classiques ».

SYNERGIE-CTE

Oui. Il faut saisir les identifiants de connexion déjà disponibles. Le système affiche les projets déjà déposés. Sous le tableau, un menu déroulant est disponible à partir duquel il est possible choisir le formulaire que l’on souhaite remplir (PITEM ou PITER). Puis il faut cliquer sur Proposer un nouveau projet pour le programme Interreg V-A France-Italie (ALCOTRA) et commencer à remplir le formulaire.

Il faut « Créer un compte» sur Synergie CTE.

Accès au système SYNERGIE-CTE

Les procédures de gestion des comptes et contacts sur SYNERGIE CTE répondent à des exigences de sécurité et de confidentialité importantes.

Une habilitation est un droit d'accès accordé à un utilisateur dans le système d'information. Les habilitations permettent ainsi de garantir la confidentialité dans Synergie CTE.

L'attribution des habilitations d’un utilisateur est effectuée selon la fonction, la responsabilité et le contexte d'utilisation défini pour le projet. Chaque utilisateur a accès à des fonctionnalités et à des données définies en fonction de son profil. 

Toute demande de modifications des habilitations d’un projet doit être effectuée par le coordinateur du projet du chef de file, identifié au moment du dépôt du projet et inscrit dans le formulaire de candidature et elle doit être formalisée par l’envoi d’un mail ou d’un courrier de demande officielle au Secrétariat Conjoint. 

En cas de force majeure (départ, changement de fonction de l’utilisateur, etc.), le responsable hiérarchique de la structure peut  être amené à effectuer une nouvelle demande d'habilitation et transmettre les coordonnées du nouvel utilisateur à habiliter; cette demande doit être formalisée par voie officielle à travers  l’envoi d’un mail ou d’un courrier au Secrétariat Conjoint.

Les deux profils SYNERGIE CTE ayant accès aux informations concernant le projet sont celui du coordinateur du projet et celui du responsable financier. Le chef de file ainsi que les partenaires peuvent avoir un seul coordinateur du projet et un seul responsable financier, désignés dans le formulaire de candidature au moment du dépôt du projet. 

Il est recommandé d'utiliser Mozilla ou Google Chrome afin d'éviter les problème de visualisation

Création du compte et du projet

Vous ne pouvez pas effacer le projet. Vous pouvez soit le modifier soit en créer un nouveau. L'Autorité de gestion ALCOTRA se chargera de supprimer les projets incomplets à la fin de l'appel à projet.

A ce stade du formulaire il s'agit d'identifier le coordinateur ou le référent technique du projet. Les autres contacts (représentant légal, responsable financier etc...) peuvent ensuite être créés dans l'onglet "Saisir les informations principales/Partenaires/partenaire x/contact".

Dans "Institut d'enseignement supérieur et de Recherche"

Groupe d'intérêt y compris ONG

Veuillez choisir la catégorie qui  correspond le plus à votre organisme, sachant que le choix que vous faites depuis cet onglet n'a pas de conséquence sur l'éligibilité de votre organisation dans le cadre du programme ; cette évaluation sera faite lors de l'instruction du dossier sur l'ensemble des documents fournis (cf. par. 9. du Document de Mise en Œuvre)

Si votre adresse a déjà été utilisée pour un autre programme CTE (MED par exemple) il est nécessaire de créer un compte avec une adresse email différente pour que le système ne bloque pas.
Si vous êtes certain de n'avoir jamais utilisé cette adresse pour un projet précédent sur SYNERGIE-CTE, pour ALCOTRA ou tout autre programme CTE , merci d'en référer à l'Autorité de gestion via alcotra-synergiecte@rhonealpes.fr 

Un compte utilisateur doit être rattaché à un organisme existant. Le porteur doit créer son organisme si celui ci n'est pas disponible dans la base de données de Synergie CTE, ou bien se rattacher à un organisme existant.
Exemple: l'Organisme est une collectivité territoriale qui possède plusieurs directions susceptibles de déposer un projet. Chaque direction peut créer ou sélectionner un compte rattaché à l'organisme existant.

Préparation du projet

Comme indiqué dans le guide d’utilisation à la procédure de saisie du Formulaire de candidature sur Synergie CTE page 35 et page 48, les informations concernant les groupes cibles doivent être renseignées en accédant directement au chapitre 2.2 à partir du sommaire du formulaire qui apparait en première page quand vous accédez à votre formulaire.
L’identification des groupes cibles et la taille des groupes cibles visés sont deux variables importantes et prises en compte au cours  du processus d’instruction.

La description technique détaillée est un document destinée à compléter le formulaire de candidature. Elle doit être  obligatoirement dans les deux langues, italien et français, sauf pour les Valdotains, indépendamment du nombre de page.
Aucun document du programme n'explicite le nombre de page requis et obligatoire; aucun document du programme n'explicite un format obligatoire de la description technique détaillée.

Il a été mis à disposition des porteurs de projet sur ce site, dans la rubrique « Déposer mon projet » le sommaire d’une description technique détaillée. 
En donnant ce type d’indication d’ordre général, les porteurs de projet sont invités à traiter ou approfondir les informations utiles à la compréhension de leur projet de la part des services instructeurs. Le sommaire proposé fait référence au cadre logique, outil proposée par l’Union Européenne pour concevoir et structurer un projet. La matrice utilisée par le cadre logique est un outil utile pour résumer et synthétiser les éléments clefs d’un projet. La matrice du cadre logique souligne qu’un projet est une série d’activités visant à atteindre des objectifs clairement définis, sur une période donnée et avec un budget déterminé. Elle permet de faire le rapport immédiat entre objectifs et résultats et activités. 
Plus que le nombre de page qui n’est pas forcément un indicateur de qualité,  ce type d’outil  peut contribuer à la qualité d’un projet.

Selon les définitions fournies par la CTE, une activité pilote est une activité concrète mise en place dans le contexte d’un projet de coopération territoriale. Elle vise à tester à titre expérimental des outils ou méthodologies dans des portions de territoires. 

Si le projet prévoit l'implication de partenaires suisses, celle-ci sera mentionnée dans le descriptif du projet ainsi que dans tout document où les activités du projet sont présentées.
Par contre, le participant suisse ne devra pas être inséré comme partenaire sur Synergie,  le système demanderait  un détail d'information qui ne serait pas pertinent pour la Suisse (notamment pour la partie financière).
Merci de prévoir dans la description technique détaillée une partie identification avec les coordonnées des partenaires suisses ainsi qu'un plan de financement et une liste des coûts détaillés.

Une demande d'évolution a été faite mais nous ne savons pas quand elle sera opérationnelle. En attendant, les bénéficiaires italiens peuvent saisir cette information dans le champ "observations" de la description des partenaires dans les informations principales.

Aller dans "Saisir les informations principales/partenaire" et sélectionner et modifier le partenaire en question. La modification devrait automatiquement être mise à jour dans le plan de travail.

Dans "Saisir les informations principales / plan de travail" , visualiser la structure du projet ( groupe d'activité) et cliquer sur la corbeille correspondante.

Conformément à l’art. 3 point 2 dernier paragraphe du règlement délégué 2014/481, les paiements à des personnes physiques travaillant pour le bénéficiaire dans le cadre d'un contrat autre qu'un contrat d'emploi/de travail peuvent être assimilés à des salaires et un tel contrat peut être considéré comme un document d'emploi. De ce fait, les paiements liés à des conventions de stage, d’apprentissage et les contrats de collaboration peuvent être considérés comme des dépenses de personnel.

Conformément au “Guide d’utilisation à la procédure de saisie du Formulaire de candidature sur SYNERGIE CTE”, pour les catégories « Frais de personnel » et « Frais de bureau et d’administration », chaque bénéficiaire peut choisir entre deux solutions :
- une déclaration en coûts réels (limités à 50% des coûts directs par bénéficiaire): toutes les pièces nécessaires pour procéder à la certification seront transmises au service de contrôle ; 
- une déclaration sur la base d’un taux forfaitaire ou simplifié : pour le personnel, le calcul est fixé à 20% des autres coûts directs (frais déplacement et d’hébergement, frais de services externes, dépenses d’équipement ; dépenses d’infrastructures et de BTP) ; pour les frais de bureau, le calcul est fixé à 15% des frais de personnel. Aucune pièce n'est requise pour ces catégories de dépense en phase de certification. 
Nous vous précisons que, dans le système SYNERGIE CTE, la colonne de gauche se réfère aux coûts de personnels et celle de droite aux coûts d’administrations et de bureautique.
 
Pour chacune des deux catégories, le bénéficiaire doit choisir l’une des options (coûts réels ou taux forfaitaire). Ce choix est définitif et ne peut faire l’objet d’aucune modification en cours de réalisation. Pour plus de précisions, consulter le DOMO 14.4.1 et 14.4.2 « Frais de personnel » et « Frais de bureau et frais administratifs ». 
 
A titre d’exemples de méthodes de calcul vous pouvez également consulter les « exemples d’annexes au dossier de candidature », où il y a un exemple de liste détaillée en page 4 (lien ci-dessous).

La colonne de gauche se réfère aux coûts de personnels et celle de droite aux coûts d'administration et de bureautique.

Le “budget indicatif” doit faciliter la lecture des informations financières indiquées dans le plan de travail et mettre en lumière les ressources prévisionnelles investies dans la production d’un livrable.
Il est préférable d’indiquer ici l’ensemble des dépenses associées à la réalisation du livrable (ressources humaines, matérielles…) soit le coût général.
S’agissant de montants indicatifs, il n’est pas nécessaire que la cohérence avec la liste des coûts soit parfaite. 
Toutefois, plus les informations se recouperont plus votre projet semblera clair. Dans ce but, il semble opportun de préciser la composition de ces montants indicatifs dans le champ « Description » du livrable. 

Un lien est fait entre votre statut juridique, notamment privé/public et votre plan de financement. Si vous avez complété votre autofinancement sur une ligne correspondant à un organisme public alors que votre statut est privé le système bloquera donc la saisie. Il s'agit alors  de modifier soit votre plan de financement soit votre statut.

Le nombre maximum de WP saisissables est bien de 5. 
Le WP0 est facultatif, mais ne peut pas être supprimé.
Les WP1 et WP2 sont obligatoires.

Dépôt du dossier

Voir le détail de la procédure de dépôt sur le chapitre dédié du "Guide d’utilisation à la procédure de saisie", disponible dans la "Boite à outil" de ce site : http://www.interreg-alcotra.eu/fr/deposer-mon-projet/accompagnement/boite-outils

Alcotra

Le premier versement (avance) versé au démarrage de l'opération correspond à 10% de la subvention FEDER. Les versements suivants doivent correspondre 20% du FEDER. Toutefois, lors du 2ème versement, l'avance de 10% est récupérée. Le projet devra donc atteindre 30% de dépenses pour effectuer un versement 20%. En résumé, les versements pourront se faire au plus tôt comme suit : 10% de FEDER au démarrage, 20% de FEDER à 30% de dépenses certifiées, 20% à 50% de dépenses, 20% à 70% de dépenses, 20% à 90% de dépenses, puis le solde.Si lors du 2ème versement, la demande d'accompte est effectuée par exemple à 38% de dépenses, l'acompte sera donc de 28% de FEDER (récupération de l'avance). Le 3ème versement ne pourra être effectué qu'à 48% de dépenses certifiées, car le versement minimum est de 20% de FEDER.

Les bénéficiaires sont libres de choisir leurs prestataires en France ou en Italie. Ce recours devra se faire dans le respect de la réglementation nationale et européenne en matière de mise en concurrence et de TVA intracommunautaire. Comme pour les structures publiques soumises aux règles des marchés publics, les bénéficiaires privés sont fortement incités à mettre en concurrence leurs demandes de prestation (obtention de devis provenant de différents prestataires).

Les dépenses d'infrastructures et de BTP couvrent toutes les dépenses liés aux travaux de gros oeuvres et les dépenses qui y sont rattachées effectuées sur des terrains, des ouvrages, des routes, des bâtiments ou des infrastructures physiques de type réseau non rattachés à un bâtiment (informatique, électrique, fluide).Les dépenses d'équipement portent sur des biens qui ne sont pas spécifiquement rattachés à des ouvrages ou batiments. Il s'agit principalement des outils informatiques, instruments hi-tech, véhicules, mobiliers, outils et instruments spécifiques).

Pour la France, les contributions nationales du 15% peuvent être sollicitées auprès d’organisme publics (Etat, Régions, Départements, Communauté de communes, ….) (Voir point 7.2 « Contributions nationales » du DOMO). Les cofinanceurs publics français attribuent et versent leur participation directement auprès des bénéficiaires selon les regles qui leur sont propres. Nous vous invitons à contacter les départements concernés et/ou la Région Rhône-Alpes pour plus d’amples informations sur la possibilité de cofinancement de votre projet.

Si un bénéficiaire décide de couvrir sur ses fonds propres les 15% relatifs aux contreparties nationales, cette participation financière devra être explicitement mentionnée dans son acte d’engagement au projet, en indiquant le montant correspondant. Le bénéficiaire indiquera la provenance des contreparties dans le plan de financement de Synergie CTE. L’acte d’engagement sera annexé au formulaire de candidature au moment du dépôt dans le système Synergie CTE. Aucune autre pièce n’est nécessaire.