Le cycle de vie d'un projet

Typologies de projets

Le programme ALCOTRA accompagne deux types de projets: les projets simples et les plans intégrés.

En savoir plus sur les projets simples

En savoir plus sur les projets INTEGRES: PITEM/PITER

Le cycle de vie d'un projet

Le cycle de vie d'un projet s'articule en plusieurs étapes qui vont de sa conception à son achèvement, pour approfondir cliquez sur les étapes:

 

Ces indications sont d'ordre général, il est vivement conseillé de prendre connaissance des documents officiels à télécharger :

Plusieurs fiches sont téléchargeables pour vous aider à concevoir, déposer, développer, mettre en œuvre et clôturer votre projet. Ces fiches seront réguilièrement mises à jour et enrichies.

Le cycle de vie d'un dossier de candidature

Voici le détail des différentes phases de la vie d'un projet :

Idée cohérente avec le programme

Eligibilité

Vous avez un projet ? Alcotra peut le soutenir si :

1. vous êtes une/un : Autorité publique, PME, organisme de formation, université, centre de recherche, association, parc naturel, chambre consulaire, pôle, cluster...

2. Situé dans les :

  • Départements des Alpes de Haute-Provence, Hautes-Alpes, Alpes-Maritimes, Savoie et Haute Savoie
  • Région Autonome de la Vallée d’Aoste, provinces d’Imperia (Ligurie) et de Cuneo, Métropole de Turin (Piémont).

3. Le projet est cohérent avec la stratégie du programme et a un caractère transfrontalier évident

Le caractère transfrontalier est la clef de voute du programme Alcotra ; il est évalué selon différents critères:

  • la valeur ajoutée transfrontalière : avantages d'un travail commun et transfrontalier  sur un sujet ou objet donné par rapport à une réalisation séparée et exclusivement nationale ;
  • la teneur des impacts prévus sur les deux versants de la frontière ;
  • le degré d’intégration: intensité des rapports de coopération entre partenaires dans les différentes phases, de la conception à la réalisation du projet ; degré d'intégration des solutions mises en oeuvre des deux cotés de la frontière ;
  • la pérennité des résultats et des solutions trouvées après la conclusion du projet.
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Identifier vos partenaires français et italiens

Etre au moins deux partenaires

Chaque projet doit associer au moins un partenaire français et un partenaire italien. Les partenaires doivent choisir un chef de file qui répresente le partenariat. Les partenaires sont unis par une convention de coopération. Le projet peut éventuellement impliquer d'autres partenaires hors des zones admissibles dans certaines conditions.

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Conception du projet et planification des activités

La conception d'un projet commence par une phase de diagnostic et d'analyse. Durant cette étape la situation existante est étudiée pour développer une vision de la situation future souhaitée et partagée par l’ensemble du partenariat.

Utiliser le cadre logique comme aide à la conception du projet

Le cadre logique, est une matrice qui décrit les aspects les plus importants d'un projet en terme de résultats escomptés, activités prévues pour les atteindre en donnant à voir leur articulation logique et leur planification, mais aussi leurs poids respectifs dans le budget du projet.

Le cadre logique est utile pour hierarchiser les objectifs du projet (description du projet ou logique d'intervention); les facteurs clés externes influençant la réussite du projet (hypothèses);  la méthode de suivi et d'évaluation du projet (indicateurs et sources de vérification).

L’Europe a placé au cœur de la programmation européenne 2014-2020 une forte exigence d’évaluation de son action. Dans cette optique chaque Objectif Spécifique (OS) du programme ALCOTRA 2014-2020 est doté d’indicateurs de résultats. Ils permettent de fixer les objectives à atteindre et de mesurer la mise en œuvre concrète du programme. Le chapitre 13 du Domo indique pour chaque OS les indicateurs de résultats attendus.

Dans ce cadre, caque projet doit contribuer aux indicateurs de resultats du programme. Il est donc recommandé de mettre en évidence comments les activités principales d'un projet alimentent système des indicateurs et doivent donc être quantifiables. 

 

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Dépôt du projet

Le dépôt des projets s’effectue exclusivement via le système dématérialisé « Synergie CTE ».

En réponse à un appel à projets, le chef de file dépose le dossier de candidature via Synergie CTE.

Un guide d’utilisation à la procédure de saisie de candidature sur SYNERGIE CTE a été conçu pour aider les porteurs à déposer leur dossier de candidature. Ce guide explicite aussi les contenus attendus dans les differents paragraphes et chapitres du formulaire.

Ce guide permet au porteur d’avoir  un aperçu du formulaire qui sera généré automatiquement à partir des informations saisies chapitre par chapitre. Par ailleurs le dossier de candidature prévoit un ensemble de pièces annexes obligatoires  qui doivent etre elles aussi téléchargées sur Synergie CTE. (Voir le Domo page 56)

Vous trouverez également ci-dessous, conformément au DOMO Alcotra, des exemples d'annexes au dossier de candidature.

Toutes les sections du formulaire Synergie doivent être complétées en français et en italien.

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Instruction

Les grandes phases de l’instruction sont les suivantes :

1. Recevabilité administrative et éligibilité formelle

  • Vérification de toutes les informations concernant la correspondance du formulaire et de la description technique dans les deux langues (français et italien);
  • Vérification de l’éligibilité territoriale des partenaires ;
  • Vérification de l'admissibilité par rapport à l’Objectif Spécifique du projet, l’exhaustivité des pièces administratives obligatoires.

 

2. Evaluation de la qualité stratégique et évaluation de la faisabilité opérationnelle :

Qualité stratégique :
  • Cohérence interne du projet ;
  • Cohérence avec le programme ;
  • Caractère transfrontalier ;
  • Cohérence du partenariat.
  • Niveau de cooperation et d’intégration
  • Impact transfrontalier
  • Continuité
Faisabilité opérationnelle :
  • Cohérence du plan de travail et des dépenses par activités ;
  • Conformité du budget ;
  • Aides d'Etat.

 

3. Instruction technique, économique et environnementale :

L’instruction technique porte sur :
  • Faisabilité technique/administrative et pertinence des moyens mobilisés
  • Cohérence du calendrier de réalisation
  • Cohérence et intégration avec les politiques nationales, régionales et locales
  • Cohérence objectifs / actions
  • Cohérence du partenariat
L’instruction économique et financière porte sur :
  • Cohérence des dépenses
  • Capacité économique et financière des partenaires
  • Application des aides d’Etat (vérification de la conformité du régime choisi avec le plan de financement)

 

L’instruction environnementale porte sur la conformité des propositions avec la politique et la législation européenne, nationale et régionale en matière d'environnement.

 

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Passage en Comité de Suivi : instance de sélection

Le Comité de Suivi (CS) se prononce sur chaque dossier présenté par l'Autorité de Gestion, sur la base de la synthèse des avis et des notations formulées par les différents services instructeurs et de la proposition de sélection faite par le Comité Technique et d’Instruction. Les décisions du CS sont prises de façon consensuelle.

Le CS effectue donc une sélection des projets.

La liste des projets admis au financement est publiée sur le site internet du programme ALCOTRA.

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Notification et Convention

La décision du Comité de Suivi est communiquée par l’Autorité de Gestion (AG) au chef de file de tous les projets.  Si le dossier est admis au financement, la notification précise le plan de financement approuvé.

Après la notification, l’AG transmet la Convention d’attribution de la subvention FEDER,  qui doit être signée par l’AG et le chef de file du projet.

Cette convention définit les modalités de versement de la subvention FEDER, ainsi que les obligations du chef de file en matière d’exécution des activités, de contrôle et de publicité. Elle précise aussi les engagments des partenaires du projet.

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Demande de l'avance

Le chef de file doit transmettre à l'Autorité de Gestion et en copie au Secrétariat Conjoint, au plus tard dans les trois mois à compter de la date de la notification, un courrier dans lequel il atteste le commencement de l'opération et la date de début des activités. Dans ce meme courrier il peut demander le versement de l'avance de 10% de la subvention FEDER.

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Réalisation de l’opération

A réception de la notification, les partenaires peuvent commencer à réaliser les activités et à enregistrer les dépenses effectuées dans le cadre du projet.

Durant toute la durée du projet et la mise en œuvre des activités, les partenaires du projet doivent tenir une comptabilité à part et spécifique au projet dans le cadre des activités à sa charge. Ce type de comptabilité assure une remontée régulière des dépenses et des pièces justificatives nécessaires vers le controleur de premier niveau, le chef de file et l’Autorité de Gestion.

Pour de plus amples informations, veuillez consulter le DOMO.

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Vérification des pièces justificatives et du respect des obligations réglementaires

Après réception de chaque déclaration de dépenses, le service contrôleur doit :

- contrôler chaque dépense déclarée au regard des dépenses prévisionnelles contenues dans le dossier de demande de subvention ;

- indiquer le montant retenu dans la case prévue à cet effet dans Synergie CTE ;

- reporter dans les emplacements prévus à cet effet dans Synergie CTE les motifs l’ayant conduit à ne pas certifier une dépense, soit partiellement soit en totalité.

Les bénéficiaires doivent conserver et tenir à disposition l’ensemble des pièces justificatives des dépenses et tous les justificatifs attestant du paiement effectif et définitif jusqu’au 31 décembre 2026 et, en tout état de cause, pendant une période de trois ans suivant le paiement du solde du programme par la Commission européenne.

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Vérification de la réalisation effective du projet

Outre la certification des dépenses et la vérification de l'avancement physique des activités, les partenaires du projet devront se soumettre à des contrôles spécifiques réalisés par les administrations impliquées ou intéressées par la mise en œuvre du programme ALCOTRA.

Ces contrôles sont destinés principalement à s’assurer de la réalité des prestations et du respect des obligations de publicité.

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Paiement de la subvention au bénéficiaire

Les demandes de versements sont transmises par le chef de file. L'Autorité de Gestion effectue le paiement du FEDER directement au chef de file sur la base des dépenses certifiées (hors avance). Ce dernier dispose d'un délai de 30 jours pour reverser la quote-part correspondante à chacun des partenaires.

Les versements sont effectués de la manière suivante :

- une avance  de 10% du montant total du FEDER sur le projet: sur la base de la lettre du chef de file attestant le début des activités  à l'AG et demandant cette avance ;

- les acomptes : pour les projets dont le montant total du FEDER ne dépasse pas 200 000 euros, est prévu le versement de deux acomptes maximum. Le chef de file peut effectuer des demandes de versement dès lors que les dépenses certifiées atteignent 40% puis 70% du montant total du FEDER du projet.

Pour les projets dont le montant total de FEDER est supérieur à 200 000 euros, le chef de file effectue les demande d'acomptes en fonction des dépenses certifiées, c'est-à-dire que chaque acompte doit  correspondre à un montant de dépenses certifiées  égal ou supérieur à 20% du montant total du FEDER du projet.

- le solde : la demande de solde est transmise par le chef de file. Le solde FEDER est calculé pour l'ensemble du projet en tenant compte des dépenses réalisées par tous les partenaires, du taux d'intervention indiqué dans la convention FEDER, des contreparties nationales publiques effectivement versées pour les partenaires français et des éventuelles recettes et pénalités.

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Archivage du dossier

La procédure de clôture est engagée à partir de la date d’achèvement de l’opération prévue par la convention FEDER ou par ses avenants. Les documents de clôture établis par le chef de file et les partenaires sont envoyés via le système Synergie CTE.

 

A la clôture du projet et sans préjudice de l'application d'éventuelles pénalités ou corrections financières, le solde est calculé pour chaque bénéficiaire sur la base du montant de dépenses définitivement certifiées par le service chargé du contrôle.

Un rapport final d’exécution du projet doit être transmis. Il s’agit d’un rapport technique décrivant l’ensemble des activités et produits réalisées et mettant en évidence les résultats obtenus.

Le rapport doit être unique pour l’ensemble des partenaires du projet. Le texte doit impérativement être rédigé en langues française et italienne.

 

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Réclamations

Vous pouvez faire part de vos réclamations ou de vos questions concernant votre dossier à : alcotra@auvergnerhonealpes.eu 

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