Éligibilité des dépenses pour activités annulées ou reportées en raison de l’épidémie de COVID-19 et organisation des visites sur place

publiée le 20.05.2020

Des indications pratiques

Considérant la situation de « force majeure » liée à l’épidémie de COVID-19, conformément aux décisions de la Commission européenne dans la cadre de la « Coronavirus response investment initiative » (CRII), à la Note nationale française de gestion des FESI dans le contexte de pandémie de Coronavirus Covid-19 et aux décisions prises par consultation écrite clôturée le 15/05/2020 du Comité de suivi ALCOTRA, veuillez trouver ci-dessous des indications pratiques au sujet de l’éligibilité des dépenses pour activités annulées ou reportées en raison de l’épidémie et de l’organisation des visites sur place.

ÉLIGIBILITE DES DEPENSES

Le Programme ALCOTRA tient à rassurer les porteurs de projets que les dépenses soutenues pour activités annulées ou reportées en raison de l’épidémie de COVID-19 peuvent être considérées comme éligibles dans le cadre du Programme.

Il est précisé que les dépenses soutenues par les bénéficiaires pour activités annulées ou reportées en raison de l'épidémie de COVID-19 seront considérées éligibles à condition que :

  • L’annulation soit justifiée :

Les dépenses devront être accompagnées de documents justifiant de circonstances particulières ayant déterminé l’annulation, le report ou la modification des coûts initiaux (par ex. état d’urgence, interdiction de rassemblement, etc.) ; Il faudra préciser dans le champ « commentaire » disponible au moment de la remontée dans Synergie CTE qu’il s’agit d’une dépense correspondant à une activité annulée ou reportée en raison de l’émergence « COVID-19 » en apportant une brève explication des motifs à l’origine de l’annulation (par ex. événement annulé par la structure d’accueil, restrictions de voyage établies par les autorités nationales, etc.).

  • L’impossibilité de remboursement soit démontrée :

Toute preuve que les coûts ne sont pas récupérables ou remboursés par d’autre moyen (par ex. copies des communications envoyées, etc.) devra être fournie parmi les documents justificatifs.

Ces dépenses liées à des annulations ou reports dus au contexte sanitaire COVID-19 seraient éligibles à compter du 23 février 2020, date à laquelle ont été mises en œuvre les premières mesures restrictives en Italie. Seront également éligibles les dépenses liées à la non-réalisation d’actions prévues initialement après le 23 février 2020, mais qui ont été acquittées antérieurement à cette date.

Au-delà de susdites dispositions spécifiques, il est rappelé que pour être admissibles les dépenses doivent respecter les règles établies dans le chapitre 14 du DOMO.

VISITES SUR PLACE

Concernant les visites sur place, le Programme recommande :

  • Leur report, lorsque cela est possible : notamment si l’échéance du projet permet de réaliser la visite sur place plus tard, dans le respect du cadre temporel fixé pour le projet. Il est en effet rappelé que l’obligation porte sur la réalisation d’au moins une visite sur place par le contrôleur de premier niveau au cours du projet, visite qui peut intervenir en phase de réalisation ou de clôture du projet, avant l'établissement du certificat de contrôle de premier niveau final, conformément au chapitre 11 du DOMO.
  • Leur organisation exceptionnelle à distance si le report est impossible : notamment en cas de clôture du projet et dans l’impossibilité de reporter le contrôle final, afin de ne pas pénaliser les porteurs de projet. La visite sur place pourra alors être remplacée par un contrôle à distance permettant de vérifier les points habituellement vérifiés sur place. Les vérifications pourront exceptionnellement être réalisées à partir de photographies (pour prouver l’achat d’équipement, le respect des règles de publicité, l’existence des livrables, l’archivage des dossiers, etc.), par l’envoi de documents, par visioconférence etc.

La méthode, ainsi que son caractère et sa temporalité exceptionnels exclusivement rattachables à la crise sanitaire lié au COVID-19, doivent donc être organisées avec les porteurs de projets et communiqués en amont à l’AG et au SC. Après acceptation, ils devront également être justifiés et précisés par le contrôleur de premier niveau dans le certificat de contrôle de premier niveau dans la section « visite sur place » prévue à cet effet. Il pourra également faire référence aux actes juridiques et mesures prises par son administration de référence le cas échéant.